Info & Voorwaarden

Info & Voorwaarden (30/08/2019).
De “Info & Voorwaarden” gelden voor alle evenementen (Bostrail Aalter, M&M 2-daagse, Infoavond, 6/1 uur van Aalter, Sinterklaas Trail, ...) van Marathon and More Belgium. Voor de evenementen van Marathon and More Belgium zijn dit de enig geldende bepalingen. Marathon and More Belgium kan deze steeds wijzigen. Alle wijzigingen zullen hier op de blog gepubliceerd worden. Voor alle inschrijvingen voor evenementen gelden de "Info en Voorwaarden" van het moment van inschrijven.

Adres
Correspondentie: Marathon and More Belgium vzw, tav Joeri Schepers, Bierweg 11, 9880 Aalter, België
Adres evenementen: De adressen van de evenementen worden op de evenementepagina's vermeld.

Inschrijven
Onze inschrijfpagina geeft overzicht voor welke evenementen er kan ingeschreven worden. En bevat ook een link om de deelnemerslijsten terug te vinden.
De inschrijvingen gebeuren online met online betaling (op Duits rekening nummer van Race Result).
Door zich in te schrijven verklaart de deelnemer zich akkoord met de “Info & Voorwaarden”. De inschrijving is definitief nadat ook de betaling werd uitgevoerd.

Voor-inschrijving
Voor-inschrijving voor de verschillende evenementen is mogelijk tot 2 zondagen voor het evenement. Afwijkende termijnen vermeld bij het evenement hebben voorrang op deze algemene regel.

Rekeningnummer
Rekening op naam van "Marathon and More Belgium vzw"
Bierweg 11
9880 Aalter
IBAN = BE95 890-0242527-58
BIC = VDSPBE91

Betalings-bevestiging
Online betaling worden bevestigd via een online bevestigingspagina en mail. U kunt ook de deelnemerslijst checken. Uw naam komt onmiddelijk in de deelnemers-lijst te staan.

Limieten
De Bostrails Aalter en de Sinterklaas Trails is er een limiet van respectievelijk 1000 en 600 inschrijvingen.

Leeftijd
Ultra: Minimum leeftijd voor deelname is 18 jaar
Marathon: Minimum leeftijd voor deelname is 16 jaar
Korte wedstrijden: Minimum leeftijd voor deelname is 10 jaar
Kinderlopen: Maximum leeftijd voor deelname is 14 jaar

Annulatie
Annulatie met een medisch attest worden volledig terugbetaald zolang de voorinschrijvingen lopen. Zonder medisch attest wordt 5€ adminstratiekosten ingehouden. Annulatie na afsluiten van de voorinschrijving geven geen recht op terugbetaling inschrijvingsgeld. Meld uw annulatie met vermelding van uw rekeningnummer + rekeninghouder via mail.

Annulatie evenement
Indien het evenement door uitzonderlijke omstandigheden niet kan doorgaan, kunnen de deelnemers zich gratis inschrijven een volgende editie van het zelfde evenement, of gratis inschrijven voor een ander evenenemt van de VZW Marathon and More Belgium. VZW Marathon and More Belgium zal per evenement beslissen welke van deze alternatieven aangeboden wordt. VZW Marathon and More Belgium kan niet verplicht worden tot terugbetaling van het inschrijvingsgeld en eventuele extra's (bvb T-shirt, merchandising, ...)

Wijzigingen/Overdracht
Bij uw inschrijving ontvangt u een bevestigingsmail. Deze bevat ook een link om uw inschrijving nog te wijzigen. Zo kunt u wijzigen van afstand. Nog iets bijbestellen (herbruikbare beker, T-shirt, ...). Of zelfs naam en gegevens van deelnemer wijzigen om uw inschrijving over te dragen naar een andere deelnemer.
Dit kan zolang de voorinschrijvingen open zijn.

Verantwoordelijkheid
Deelnemen vereist een goede gezondheid. De organisatie raadt een (jaarlijks) preventief medisch sportonderzoek aan bij een sportarts. Elke deelnemer neemt deel onder eigen verantwoordelijkheid. De organisator kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor lichamelijke letsels, enkel bij KBAB wedstrijden is een verzekering voor de deelnemer inbegrepen. Organisatie is ook niet verantwoordelijk voor verlies, diefstal en/of schade aan het materieel van deelnemers, begeleiders, supporters of toeschouwers. De organisatie gaat er van uit dat de deelnemers akkoord gaan met de “Info & Voorwaarden”.

Borstnummer/Chip
Marathon and More Belgium vzw werkt met een electronish tijdsregistratiesysteem met chips. De bijhorende chip wordt aangebracht aan de achterzijde van de borstnummer. Of de deelnemer krijgt een afzonderlijke chip om aan de schoen/veter te bevestigen. Tijdens ALLE wedstrijden dienen de deelnemers hun borstnummer steeds duidelijk leesbaar midden op de borst te dragen. Er zijn steeds juryleden langs het parcours. Na de wedstrijd dient u borstnummer met chip of de afzonderlijke chip terug te geven en ontvangt u uw naturaprijs.
TIP: Bij het overschrijden van de finish wordt afgeraden om de arm onder het borstnummer te houden. Bvb voor het afduwwen van de sporthorloge.

Bevoorrading
De bevoorrading aangeboden door de organisatie bestaat uit diverse dranken, zoette en zoute snacks. Maar kan variëren naargelang seizoen, aanbod en wedstrijd. Meestal voorzien wij water, cola, thé, muntwater, isotone drank (tijdens wedstrijd), recup drank (bij finish), zout koekjes, zout chips, snoepjes, banaan, appelsien, rozijnen, gedroogde abrikozen, chocolade.
Op onze trails werken we vanaf 2019 bekervrij !!! Ook bij de finish !!!
Op onze evenementen is het steeds mogelijk een eigen bevoorrading te voorzien of af te geven voor op de bevoorradingsposten.
Bij KBAB wedstrijden dient de regelgeving van de KBAB gevolgd. Dit betekend dat enkel bevoorrading mag toegediend worden van naast het parcours en in de aangeduide zone. Bij het bevoorraden mag de begeleider niet met de atleet mee lopen.

Finish
Bij alle evenementen is er electronische tijdsopname met chips. Vroegtijdig stoppen, moet zo snel mogelijk aan de organisatie gemeld worden. En de chip dient terug bezorgt.
Deelnemers die na de limiettijd de finish passeren, worden niet meer opgenomen in de uitslag.

Afvalbeheer
De nodige afvalstructuur is voorzien in de bevoorradings- en finish-zones. Aan de deelnemers wordt gevraagd om het nodige respect te hebben voor het parcours, privé-eigendommen, provinciale domeinen, buurtbewoners en de natuur. Gelieve afval enkel op de voorziene plaatsen te deponeren.

Begeleiding
Op onze trails zijn fietsen uitdrukkelijk verboden. Wel zijn honden op de trails toegelaten als deze aan de leiband gehouden worden, andere deelnemers niet hinderen, en de deelnemer afziet van eventuele podiumprijs.
Op onze andere evenementen kan de deelnemer zich laten begeleiden voor zover de KBAB regelgeving niet geschonden worden. Dit betekend dat de eerste en laatste 5km van de wedstrijd geen begeleiding is toegestaan. De fietsbegeleider draagt het zelfde borstnummer als de atleet. De begeleider mag de atleet niet uit de wind zetten. "Stayeren" is niet toegestaan. En er wordt maximaal één fietsbegeleider per atleet toegelaten. Pacen en coachen mag wel zolang dit niet in tegenstrijd is met het "stayeren" en de atleet niet uit de wind gezet wordt. De begeleider mag vanuit stilstand, van naast het parcours bevoorrading aanbieden maar enkel in de voorziene zone. De richtlijnen van de KBAB jury leden dienen steeds gevolgd, ook door deelnemers in de open wedstrijden.

Overtredingen
Wanneer de wedstrijdjury overtredingen vaststelt zal de deelnemer eerst mondeling verwittigd worden. Bij het herhalen van de overtreding wordt de deelnemer uit de wedstrijd gehaald. Bij overtreding van het afvalbeleid kan de deelnemer onmiddellijk uit de wedstrijd gehaald worden.

Uitslag
De evenementen zijn live te volgen via link op onze website. De uitslag is eveneens direct/live beschikbaar.
Uitzondering: het opmeten en toekenen van de restmeters tijdens een urenloop (1h, 6h, 12h, 24h, ...) neemt heel wat tijd in beslag en kan enige tijd duren alvorens online beschikbaar.

Opmerkingen
Deelnemers kunnen tot 30 minuten voor de prijsuitreiking hun opmerkingen kenbaar maken aan de wedstrijdjury.

Naturaprijs
Bij al onze evenementen krijgen de deelnemers ook een waardevolle naturaprijs.

Podia:
Bij onze evenementen worden steeds top 3 podia voorzien voor de categoriën Heren alle leeftijden  en Dames alle leeftijden. Er zijn geen podia per leeftijds categorie, tenzij anders vermeld bij het evenement zelf.
1° prijs wordt steeds uitgereikt.
2° prijs vanaf 5 deelnemers in de betreffende categorie.
3° prijs vanaf 10 deelnemers in de betreffende categorie.
Voor het ontvangen van uw prijs dient u aanwezig te zijn tijdens de podium ceremonie.

Overnachting:
Indien u hier vragen over heeft, contacteert u ons best per mail. Wij proberen u zo goed mogelijk te helpen.

Parking:
Het verkeersreglement dient ten alle tijde gerespecteerd.
Specifiek voor de bostrails Aalter dient geparkeerd op "Parking Aard" (gedeelte waar geen boeremarkt plaats vind), "Parking St-Cornelius" of "Parking Gemeentehuis". Deze zijn op wandelafstand, enkele 100-en meters. Hou er rekening mee dat tijdens vorige edities effectief geverbaliseerd en zelfs getakeld werd in de omgeving van het sportcentrum !!!

Spartathlon, Certificiëring
Parcours voor 24 uur, 6 uur, 1 uur, 100km en 10km worden telkens officieel opgemeten. Het IAU bronze label wordt steeds aangevraagd. Hierdoor gelden de uitslagen als certificiëring voor Nationale ploegen of wedstrijden zoals de Spartathlon. Ook Nationale of Internationale records kunnen hierdoor erkend worden.
De Trail wedstrijden zijn niet officieel opgemeten.

Telefoon (extra info of bij last minute problemen):
+32 475 855 490

Mail
U kunt ons ook contacteren via mail

GDPR
De gegevens meegedeeld aan de organisatie worden electronisch bijgehouden bij "Race result" en "SendInBlue". Deze gegevens worden niet langer bijgehouden dan 13 maanden nadat u laatst één van onze nieuwsbrieven raadpleegde. Elke nieuwsbrief biedt ook de mogelijkheid tot het sneller uitschrijven. De gegevens worden doorgegeven aan derden wanneer dit nodig is in functie van de evenementen. Bvb tijdsregistratie, verzekering, KBAB, IAU, Marathon & Ultra-cup, ... De gegevens kunnen ook aan derde partijen worden doorgegeven voor uitslagenverwerking. Bvb Ultraned, DUV, pers, ... De deelnemers kunnen toegang krijgen tot de gegevens die elektronisch bewaard worden. Dit kan via aanvraag via email. De gegevens opslag, beveiliging en verwerking gebeurt steeds volgens de GDPR regelgeving. Deelnemers verklaren zich akkoord met het gebruik van foto, film video, ... van de wedstrijd zonder dat hiervoor een vergoeding kan geclaimd worden. De organisatie mag de gegevens van de deelnemers gebruiken in publieke deelnemerslijsten, uitslagen en berichtgeving over de wedstrijden. De deelnemer wordt ook automatisch aangemeld voor de maandelijkse nieuwsbrief van de organisatie.

Heeft u nog een vraag dan kunt u deze mailen. Als ze voor meerderen van belang is, kunnen we het antwoord bij de "info & voorwaarden" toevoegen.

Reacties